O que é Digitalização de Documentos e Documentos Digitalizados? E qual a diferença entre um documento digitalizado e um documento digitalizado e assinado com certificado digital?

O que é Digitalização de Documentos e Documentos Digitalizados?

A digitalização de documentos representa o processo de transformação de documentos físicos, como papéis, em formatos digitais. Isso é realizado através de escaneamento, convertendo o documento físico em um arquivo digital que pode ser armazenado em sistemas eletrônicos, facilitando sua recuperação, compartilhamento e utilização. Os documentos digitalizados são o resultado desse processo. Exemplos comuns incluem recibos, comandas, relatórios e certidões que antes eram arquivados em papel e agora estão em formato digital.

Documentos Digitalizados e Documentos Digitais: Qual é a Diferença?

Embora os termos "documentos digitalizados" e "documentos digitais" sejam frequentemente usados como sinônimos, há uma diferença essencial entre eles:

• Documentos Digitalizados: São arquivos que foram originalmente impressos em papel e posteriormente convertidos para o ambiente virtual, seja para armazenamento ou para envio a terceiros.

• Documentos Digitais: São criados diretamente em ambiente virtual e podem substituir suas versões em papel. Exemplos incluem CPF e RG digitais emitidos por órgãos governamentais, que possuem a mesma validade legal que suas contrapartes físicas.

Validade Legal dos Documentos Digitalizados

Em processos administrativos e judiciais, documentos digitalizados por si só geralmente não possuem a mesma validade legal que os originais em papel, pois as assinaturas manuais são apenas escaneadas. No entanto, para que esses documentos tenham validade legal, pode-se utilizar uma assinatura eletrônica. Esta assegura a autoria e a integridade dos documentos. Quando feita corretamente, a digitalização com processo de validação, como assinatura eletrônica, é tão juridicamente vinculativa quanto os documentos em papel.

Na Clicksign, por exemplo, as assinaturas eletrônicas cumprem todos os requisitos legais, conforme a MP 2.200-2/01 e a Lei 14.063/2020. Elementos como o Log do Documento, que registra os pontos de autenticação dos signatários, e o Código Hash, que garante a integridade do documento após a assinatura, são utilizados.

Contudo, a validade legal de documentos digitalizados pode variar conforme o país e as leis locais. Portanto, é recomendado consultar um advogado ou especialista para garantir a validade dos documentos digitalizados.

Por que as Empresas Devem Investir na Digitalização de Documentos?

Os serviços de digitalização de documentos têm crescido significativamente nos últimos anos, com uma previsão de expansão a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 6,64% entre 2023 e 2028, segundo a Mordor Intelligence.

Crescimento da Indústria de Digitalização de Documentos

Esse crescimento é impulsionado pela necessidade das empresas de encontrar soluções que agilizem processos e flexibilizem o modelo de trabalho na indústria 5.0. Isso é aplicável em diversos setores, como instituições de ensino, clínicas virtuais, escritórios de contabilidade, imobiliárias, instituições bancárias, entre outros.

Desde a redução da desordem até a melhoria da produtividade em todo o escritório, a digitalização de documentos oferece uma série de benefícios que podem transformar a forma como as empresas operam, tornando os processos mais eficientes e adaptáveis às demandas modernas.

Diferença entre Documento Digitalizado e Documento Digitalizado com Certificado Digital

Os documentos digitalizados e os documentos digitalizados e assinados com certificado digital possuem características distintas, especialmente no que tange à sua validade jurídica e segurança. Vamos explorar essas diferenças com base nas diretrizes do Decreto 10.278 de 2020.

Documento Digitalizado

Um documento digitalizado é uma versão eletrônica de um documento físico, obtida através de um processo de digitalização. Este tipo de documento é uma imagem ou arquivo que representa o conteúdo original, mas não possui garantias adicionais de autenticidade ou integridade. As principais características incluem:

• Formato: Geralmente, é um arquivo de imagem (como PDF, JPEG, etc.) que reproduz o documento original.

• Validade Jurídica: A validade jurídica pode ser questionada, pois não há mecanismos que comprovem a autenticidade do documento ou a identidade do signatário.

• Segurança: A segurança do documento depende apenas de medidas físicas ou de armazenamento digital, sem mecanismos de proteção adicionais.

Documento Digitalizado e Assinado com Certificado Digital

Um documento digitalizado e assinado com certificado digital é uma versão eletrônica que, além de ser digitalizada, é acompanhada de uma assinatura digital que garante sua autenticidade e integridade. As características incluem:

• Formato: Também é um arquivo digital, mas com uma assinatura digital incorporada que autentica o documento.

• Validade Jurídica: Possui validade jurídica assegurada, conforme as diretrizes do Decreto 10.278 de 2020, que reconhece a assinatura digital como equivalente à assinatura manuscrita.

• Segurança: A assinatura digital utiliza criptografia para garantir que o documento não seja alterado após a assinatura e que a identidade do signatário seja verificada.

Diretrizes do Decreto 10.278 de 2020

O Decreto 10.278 de 2020 estabelece normas sobre a utilização de assinaturas eletrônicas em documentos digitais, promovendo a segurança e a validade jurídica. As principais diretrizes incluem:

• Reconhecimento da Assinatura Digital: A assinatura digital é reconhecida legalmente e tem a mesma validade que uma assinatura física.

• Tipos de Assinatura: O decreto distingue entre diferentes tipos de assinaturas eletrônicas (simples, avançadas e qualificadas), cada uma com níveis variados de segurança e requisitos.

• Autenticidade e Integridade: O uso de certificados digitais garante que o documento não tenha sido alterado e que o signatário seja quem afirma ser.

Em resumo, a principal diferença entre um documento digitalizado e um documento digitalizado e assinado com certificado digital reside na segurança, autenticidade e validade jurídica, sendo o segundo muito mais robusto e confiável para fins legais.

Arquindex: 20 Anos de Excelência em Digitalização de Documentos

A Arquindex possui 20 anos de experiência no mercado de digitalização de documentos, consolidando-se como líder em Belo Horizonte. Nossa expertise nos permite oferecer soluções eficientes e de alta qualidade para a gestão de documentos digitais.

Contato

• Telefone: 31 97363-2725

• Email: comercial@arquindex.com.br