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Soluções para arquivos físicos e digitais

Experimente uma transição perfeita de arquivos físicos para digitais com Arquindex. Nossa equipe de especialistas garante processos de conversão seguros e eficientes, adaptados às necessidades dos Serviços Digitais.

Servidores ECM e Softwares de Solução para Documentos Digitais

Servidores com sistemas de gestão de conteúdos e ECMs poderosos. 

Sistemas de análises de documentos em massa.

Todos os planos incluem gestão do sistema e backup de segurança.

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Digitalização de Documentos

Pilha de arquivos

Digitalização de Documentos

Digitalizar documentos é o processo de transformar documentos físicos em arquivos digitais. Isso pode ser feito com scanners ou aplicativos especializados. 

Digitalização de documentos

Como é feito

Scaneamento ou digitalização direta do documento

Formatos

Geralmente PDF, JPEG ou TIFF

Armazenamento

Em servidores ou em nuvem

Benefícios

Economia de espaço e dinheiro, maior organização, facilidade de acesso, segurança

Vantagens para empresas

Melhora a eficiência operacional, segurança e conformidade legal

Para digitalizar documentos, pode utilizar: O Google Drive, Scanners, Aplicativos especializados, Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), Sistemas de GED. 

Para garantir a segurança e a qualidade dos arquivos, é possível: 

  • Assegurar a autenticidade

  • Manter a clareza das informações descritas no documento

  • Utilizar tecnologias avançadas como OCR e sistemas de GED

  • Seguir as diretrizes estabelecidas no Decreto nº 10.278/2020

A digitalização de documentos pode ser uma prática essencial para empresas que emitem e recebem um grande volume de documentos. 

  • Digitalização de documentos: o que é e quais são seus benefícios

    2 de out. de 2023 — O que é digitalização de documentos? A digitalização de documentos é o processo de transformar documentos físicos...

    Clicksign

  • Digitalizar documentos com o Google Drive - Android - Ajuda do Google Drive

    Google Help

  • Como montar um serviço de digitalização de documentos - A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc.), para um suporte em formato digital.

  • Para receber aconselhamento jurídico, consulte um profissional da Arquindex BH.

Decreto 10.278/2020 - Sobre a Digitalização de Documentos

O Decreto nº 10.278/2020

O que é

O Decreto nº 10.278/2020, do governo federal do Brasil, estabelece requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos ou privados, de forma que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor legal dos originais em papel.

Resumo

Decreto nº 10.278/2020

  • Objetivo: Garantir que documentos digitalizados possam substituir os originais em papel com validade jurídica e integridade garantida.

  • Autenticidade e integridade:

    • A digitalização deve ser feita com fidelidade ao documento original.

    • Devem ser utilizados métodos de certificação digital com assinatura digital baseada em certificado da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

  • Requisitos técnicos:

    • A digitalização deve obedecer a requisitos como:

      • Resolução mínima de 300 DPI.

      • Formato de arquivo preferencialmente PDF/A.

      • Geração de metadados que identifiquem o documento.

      • Garantia de legibilidade, integridade e acesso posterior.

  • Descarte do documento original:

    • Após a digitalização conforme os requisitos do decreto, pode-se descartar o original em papel, exceto quando houver previsão legal para sua guarda física.

  • Abrangência:

    • Aplica-se a documentos produzidos por entes públicos e privados

Certificado Digital para decreto 10.278/2020

Como assinar digitalmente para atendimento ao decreto 10.278/2020

Para assinar digitalmente um documento de acordo com o Decreto nº 10.278/2020, é necessário: 

  1. Ter um certificado digital ICP-Brasil válido

  2. Seguir os padrões técnicos mínimos exigidos por lei

  3. Contar com os metadados especificados

  4. Selecionar um local em branco no documento para inserir a assinatura

  5. Clicar na opção bloquear documento depois de assinar

Digitalização de documentos de acordo com Decreto 10.278/2020

Decreto 10.278/2020 e artigo 3º da Lei 13.874/20219 - o que diz sobre o serviço de digitalização de documentos

O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta parte do artigo 3° da Lei n° 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica). Esse decreto prevê que os documentos digitais passam a ter os mesmos efeitos legais que documentos físicos.

O artigo 3º da Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) estabelece direitos fundamentais para pessoas físicas e jurídicas visando fomentar o desenvolvimento econômico no Brasil. Entre esses direitos, o inciso X destaca a possibilidade de arquivamento de documentos por meio digital ou microfilme, desde que atendidos os critérios técnicos definidos em regulamento, conferindo-lhes validade jurídica equivalente aos originais físicos.​

Para regulamentar essa disposição, foi editado o Decreto nº 10.278/2020, que define os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados. Segundo o decreto, documentos digitalizados conforme suas diretrizes passam a ter os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo inclusive permitir o descarte do documento físico, salvo quando houver previsão legal para sua guarda física.​

Em resumo, a digitalização de documentos realizada conforme o Decreto nº 10.278/2020, em consonância com o artigo 3º, inciso X, da Lei da Liberdade Econômica, assegura que tais documentos tenham validade jurídica plena, promovendo a desburocratização e a modernização dos processos documentais no país.

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